Polityka prywatności

§1 Definicje

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze Strony, kontaktem z Administratorem, przygotowaniem i realizacją usług oraz innymi czynnościami związanymi z prowadzoną działalnością.

Administrator – Robert Malec prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Fotograf Robert Malec, decydujący o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych.

Osoba, której dane dotyczą – w szczególności osoba odwiedzająca Stronę, kontaktująca się z Administratorem, klient, osoba kontaktowa klienta, osoba fotografowana, uczestnik wydarzenia albo osoba widoczna w materiałach przekazanych Administratorowi.

Dane osobowe – wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Strona – serwis internetowy dostępny pod adresem https://robertmalec.com

§2 Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Robert Malec prowadzący działalność gospodarczą pod nazwą Fotograf Robert Malec z siedzibą w Krakowie przy ul. Dolnych Młynów 3/1, 31-124 Kraków.

Administrator przetwarza dane osobowe w związku z prowadzeniem działalności fotograficznej, kontaktem z klientami, przygotowaniem i realizacją usług, prowadzeniem Strony oraz innymi procesami związanymi z działalnością.

Administrator stosuje odpowiednie środki organizacyjne i techniczne służące ochronie przetwarzanych danych osobowych.

Kontakt z Administratorem możliwy jest poprzez:

e-mail: foto@robertmalec.com
telefon: +48 731 300 422

§3 Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w następujących celach:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie, przygotowania oferty oraz podjęcia działań przed zawarciem umowy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w przypadku korespondencji niezwiązanej bezpośrednio z zawarciem umowy – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• zawarcia i realizacji umowy oraz wykonania zamówionej usługi – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• realizacji obowiązków podatkowych, rachunkowych i innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami oraz dokumentowania przebiegu współpracy – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• prowadzenia statystyk i analizy sposobu korzystania ze Strony, jeżeli wykorzystywane w tym celu mechanizmy wymagają zgody – na podstawie zgody osoby korzystającej ze Strony, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwymi przepisami dotyczącymi przechowywania informacji lub uzyskiwania dostępu do informacji na urządzeniu osoby korzystającej ze Strony.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, może ona zostać wycofana w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji danych i przetwarza dane w zakresie odpowiednim do celu danego procesu.

Administrator nie wykorzystuje danych do podejmowania wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływały.

§4 Zakres i źródło danych

Zakres przetwarzanych danych zależy od charakteru kontaktu oraz rodzaju realizowanej usługi. Mogą to być w szczególności imię i nazwisko, dane kontaktowe, dane firmy, dane niezbędne do przygotowania oferty, zawarcia i wykonania umowy, dane rozliczeniowe oraz informacje zawarte w prowadzonej korespondencji.

W przypadku usług fotograficznych, filmowych lub związanych z przygotowaniem materiałów wizualnych przetwarzany może być również wizerunek, głos oraz inne informacje utrwalone w wykonanych lub przekazanych materiałach.

Dane mogą być pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, albo – zależnie od charakteru realizacji – od klienta, organizatora wydarzenia, pracodawcy, agencji lub innego podmiotu przekazującego Administratorowi informacje lub materiały potrzebne do wykonania zlecenia.

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do przygotowania oferty, zawarcia umowy, wykonania usługi lub realizacji obowiązków prawnych ich niepodanie może uniemożliwić wykonanie tych czynności.

Przetwarzanie danych osobowych oraz możliwość rozpowszechniania wizerunku są odrębnymi zagadnieniami. Publikacja fotografii lub innych materiałów przedstawiających konkretną osobę odbywa się z uwzględnieniem właściwej podstawy prawnej oraz przepisów dotyczących rozpowszechniania wizerunku.

W szczególności zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku może nie być wymagane w przypadkach przewidzianych przez obowiązujące przepisy, między innymi gdy dana osoba stanowi jedynie szczegół większej całości, takiej jak zgromadzenie, krajobraz lub publiczna impreza. Każdy przypadek może wymagać odrębnej oceny.

Jeżeli dane osobowe nie zostały pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator realizuje obowiązki informacyjne wymagane przepisami prawa w sposób odpowiedni do charakteru i okoliczności danego przetwarzania.

§5 Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie – jeżeli istnieje taka potrzeba lub obowiązek – przez okres wynikający z przepisów prawa albo uzasadniony możliwością ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Dane związane z dokumentacją podatkową i rachunkową są przechowywane przez okres wymagany przez właściwe przepisy.

Korespondencja i dane związane z przygotowaniem lub realizacją zlecenia mogą być przechowywane również po zakończeniu współpracy, jeżeli jest to uzasadnione potrzebą udokumentowania ustaleń, zachowania ciągłości współpracy albo zabezpieczenia roszczeń.

Fotografie, nagrania i inne materiały powstałe w związku z realizacją usługi mogą być przechowywane po jej zakończeniu przez okres uzasadniony charakterem zlecenia, ustaleniami z klientem, potrzebą ponownego udostępnienia materiałów, archiwizacji realizacji lub zabezpieczenia roszczeń.

Sam fakt przechowywania materiałów nie oznacza automatycznie prawa do ich publicznego rozpowszechniania.

§6 Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, mogą – w zależności od podstawy i sposobu przetwarzania – przysługiwać prawa do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie.

Poszczególne prawa nie mają zastosowania w każdej sytuacji i mogą podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów prawa.

W celu skorzystania z przysługujących praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: foto@robertmalec.com.

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

§7 Odbiorcy danych i usługi zewnętrzne

W związku z prowadzeniem działalności Administrator może korzystać z usług podmiotów zewnętrznych, którym dane są udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie wynikającym z charakteru danej usługi i niezbędnym do realizacji określonych zadań.

W zależności od rodzaju procesu mogą to być w szczególności dostawcy hostingu i infrastruktury informatycznej, poczty elektronicznej, usług chmurowych i transferu plików, galerii internetowych, systemów analitycznych, usług księgowych i prawnych, laboratoriów fotograficznych, drukarni, podmiotów wykonujących postprodukcję oraz dostawców narzędzi technologicznych wykorzystywanych do realizacji materiałów.

Rola prawna poszczególnych podmiotów zależy od charakteru świadczonej przez nie usługi. Administrator korzysta z usług zewnętrznych z uwzględnieniem zasad ochrony danych i – gdy jest to wymagane – odpowiednich umów dotyczących przetwarzania danych.

W przypadku korzystania z usług dostawców działających poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub wykorzystujących infrastrukturę znajdującą się poza EOG dane mogą być przekazywane do państw trzecich.

W takich przypadkach transfer odbywa się z zastosowaniem właściwego mechanizmu przewidzianego przez RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne.

Informacje o zasadach przekazywania danych poza EOG oraz stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

§8 Pliki cookies i analityka

Strona wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie niezbędne do jej prawidłowego działania. Mogą być również wykorzystywane technologie służące do pomiaru ruchu i analizy sposobu korzystania ze Strony.

W ramach analityki Strona korzysta z usługi Google Analytics 4. Narzędzie służy do uzyskiwania informacji statystycznych dotyczących między innymi sposobu korzystania ze Strony, odwiedzanych podstron oraz podstawowych parametrów technicznych związanych z wizytą.

Strona korzysta z mechanizmu zarządzania zgodami. Osoba korzystająca ze Strony może zaakceptować albo odrzucić opcjonalne cookies analityczne. Mechanizmy wymagające zgody są obsługiwane zgodnie z wyborem dokonanym przez tę osobę.

W zależności od wybranego ustawienia zgody narzędzia Google mogą działać w ograniczonym zakresie bez zapisywania opcjonalnych cookies analitycznych i przekazywać ograniczone sygnały techniczne służące między innymi do pomiaru działania Strony.

Zgoda na opcjonalne cookies może zostać wycofana lub zmieniona. Ponowne otwarcie mechanizmu wyboru jest możliwe za pomocą linku „Ustawienia cookies” dostępnego na Stronie.

Osoba korzystająca ze Strony może również usuwać lub ograniczać cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej. Ustawienia przeglądarki stanowią dodatkowy mechanizm kontroli i nie zastępują możliwości dokonania wyboru za pomocą narzędzia dostępnego na Stronie.

§9 Prawo autorskie

Strona zawiera fotografie, projekty, teksty, grafiki i inne materiały wizualne oraz treści przygotowane przez Administratora, obejmujące zarówno realizacje zawodowe, jak i własne projekty autorskie, materiały portfolio, treści informacyjne i edukacyjne oraz inne formy działalności twórczej.

Materiały, do których autorskie prawa majątkowe przysługują Administratorowi, podlegają ochronie na podstawie obowiązujących przepisów prawa autorskiego. Bez odpowiedniej podstawy prawnej nie mogą być kopiowane, rozpowszechniane, publikowane, modyfikowane ani wykorzystywane w innych materiałach w zakresie wymagającym zgody uprawnionego. Nie dotyczy to przypadków korzystania dozwolonego na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Na Stronie mogą być również wykorzystywane fotografie, grafiki lub inne materiały pochodzące od podmiotów trzecich, w tym z zewnętrznych baz materiałów stockowych lub innych źródeł, na podstawie odpowiednich licencji albo innych uprawnień do korzystania z nich. Prawa i zasady korzystania z takich materiałów wynikają z właściwych przepisów, licencji lub warunków określonych przez podmiot uprawniony.

Udostępnienie materiału pochodzącego od podmiotu trzeciego na Stronie nie oznacza, że Administrator udziela osobie korzystającej ze Strony prawa do jego dalszego kopiowania, rozpowszechniania, publikowania lub wykorzystywania. Osoba chcąca wykorzystać taki materiał powinna posiadać własną odpowiednią podstawę prawną, w szczególności uprawnienie wynikające z właściwej licencji lub zgody podmiotu uprawnionego.

Na Stronie mogą być również publikowane materiały przygotowane lub istotnie zmienione przy wykorzystaniu narzędzi sztucznej inteligencji, w tym technologii generatywnych. Zasady dotyczące wykorzystywania takich technologii zostały opisane w §10 niniejszej Polityki.

Samo udostępnienie materiału na Stronie nie oznacza udzielenia przez Administratora licencji ani zgody na jego dalsze wykorzystanie, chyba że wyraźnie wskazano inaczej. Nie dotyczy to przypadków, w których prawo do korzystania z materiału wynika bezpośrednio z przepisów prawa lub z odrębnej licencji uzyskanej od właściwego podmiotu.

§10 Wykorzystanie technologii AI

Administrator może korzystać z narzędzi wykorzystujących sztuczną inteligencję między innymi w postprodukcji fotografii i materiałów wizualnych, przygotowywaniu wizualizacji, elementów graficznych, materiałów kreatywnych oraz innych prac związanych z realizacją usług.

W zależności od charakteru zlecenia praca z wykorzystaniem takich narzędzi może obejmować również materiały przekazane przez klienta.

Jeżeli materiały zawierają dane osobowe, wizerunek, głos, informacje poufne lub inne dane chronione, ich wykorzystanie w usługach zewnętrznych jest oceniane z uwzględnieniem celu i podstawy przetwarzania, zakresu materiału, warunków działania dostawcy, zasad przechowywania danych, możliwości wykorzystywania danych do rozwijania lub ulepszania modeli oraz zasad dotyczących transferów danych.

Administrator dąży do ograniczania zakresu danych przekazywanych zewnętrznym usługom do informacji niezbędnych do wykonania określonego zadania.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji jako narzędzia wspierającego standardową obróbkę, taką jak odszumianie, maskowanie, korekta obrazu lub retusz, nie oznacza automatycznie powstania materiału generatywnego.

Na Stronie mogą być publikowane również materiały stworzone w całości lub częściowo z wykorzystaniem technologii generatywnych, jeżeli odpowiada to charakterowi prezentowanej realizacji lub materiału.

Jeżeli przy wykorzystaniu AI powstaje lub zostaje istotnie zmieniony materiał, którego syntetyczny lub zmanipulowany charakter powinien zostać ujawniony zgodnie z obowiązującymi przepisami, materiał jest odpowiednio oznaczany lub informacja o jego charakterze jest przekazywana w inny właściwy dla danego sposobu publikacji sposób.

§11 Postanowienia końcowe

Polityka Prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów prawa, sposobu prowadzenia działalności, wykorzystywanych technologii, usług zewnętrznych lub procesów przetwarzania danych.

Zmiana Polityki Prywatności nie powoduje zmiany podstawy prawnej wcześniejszego przetwarzania danych i nie zastępuje uzyskania zgody, jeżeli jest ona wymagana przez przepisy.

Jeżeli w przyszłości Administrator rozpocznie przetwarzanie danych w nowym celu wymagającym przekazania dodatkowych informacji lub uzyskania zgody, odpowiednie działania zostaną podjęte niezależnie od samej aktualizacji niniejszego dokumentu.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest dostępna pod adresem https://robertmalec.com/polityka-prywatnosci/.

Każda osoba korzystająca ze Strony ma możliwość zapoznania się z aktualną treścią niniejszej Polityki Prywatności. Samo korzystanie ze Strony nie oznacza wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w przypadkach, w których taka zgoda jest wymagana.